VERSIUNE DIN: MARTIE 2024
Scopul acestei Politici de Confidențialitate este de a explica cum, când și de ce datele tale cu caracter personal sunt prelucrate de Benefit Systems SRL, precum și de a prezenta drepturile pe care le ai, în calitate de persoană vizată, în raport cu prelucrarea datelor tale cu caracter personal.
Prezenta Politică de Confidențialitate nu are în vedere activități de prelucrare pe care le efectuează partenerii noștri. Pentru modul în care sunt prelucrate datele tale cu caracter personal de către partenerii noștri comerciali, în calitate de operatori, te rugăm să consulți politicile acestora privind prelucrarea datelor cu caracter personal
1. CINE SUNTEM?
1.1. Această Politică de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal îţi explică modul în care noi, BENEFIT SYSTEMS SRL (denumită în continuare „Benefit” sau ”Noi”), cu sediul social în București, Calea Șerban Vodă nr. 133, clădirea C, et. 1, sector 4, cod poștal 040205 înregistrată la ORC sub nr. J40/845/2013, CUI 31140616 prelucrăm datele tale cu caracter personal. De asemenea, pentru gestionarea pensiilor private, Benefit colaborează cu Benefit Broker de Pensii Private SRL, sediul social în București, Calea Șerban Vodă nr. 133, clădirea C, et. 1, sector 4, cod poștal 040205 înregistrată la ORC sub nr. J40/3207/2016, CUI 35752057, care acționează în calitate de operator de date cu caracter personal pentru prelucrările efectuate.
1.2. Te invităm să citești cu atenție prezenta Politică de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal pentru a fi informat în mod adecvat în privința modului în care Noi, în calitate de operatori de date cu caracter personal, prelucrăm datele tale și respectăm drepturile pe care le ai în calitate de persoană vizată.
2. APLICABILITATE
2.1. Această politică descrie de ce și cum prelucrăm datele cu caracter personal și oferă informații privind drepturile tale atunci când Benefit acționează ca operator de date cu caracter personal.
2.2. Prezenta politică nu are în vedere prelucrările pe care le efectuează partenerii comerciali Benefit. Pentru modul în care sunt prelucrate datele tale cu caracter personal de către partenerii noștri comerciali, în calitate de operatori, te rugăm să consulți politicile acestora privind prelucrarea datelor cu caracter personal.
3. CE INFORMAȚII COLECTĂM DESPRE TINE?
Colectăm datele tale personale în vederea îndeplinirii scopurilor Benefit, conform secțiunii 4 de mai jos. Datorită diversității serviciilor pe care le oferim, descrise pe www.benefitsystems.ro (denumit în continuare „Site”), este posibil să colectăm mai multe date personale decât cele enumerate în prezenta Politică, acestea variind în funcție de tipul de serviciu, activitate sau scop al prelucrării.
Nu colectăm și nici nu avem intenția de a intra în posesia de date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate și de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice ori de date referitoare la condamnări penale și infracțiuni sau la măsuri de securitate conexe.
Nu colectăm și nici nu avem intenția de a intra în posesia de date biometrice. Utilizatorii aplicatiei noastre pot opta pentru accesul în aplicație in baza autentificării biometrice realizată în prealabil în dispozitivul pe care este instalată aplicația (prin recunoașterea amprentei și recunoașterea facială), dar Benefit nu preia datele biometrice folosite pentru autentificarea pe dispozitiv și nu le prelucrează în niciun fel.
Colectăm date personale cu privire la copii doar pentru a respecta cerințele legale aplicabile (Codul Fiscal) în cazul acordării de cadouri angajaţilor în beneficiul copiilor minori ai acestora cu ocazia zilei de 1 iunie (astfel încât să se poata beneficia de scutirile de taxe prevazute in lege și să nu se depășească suma maximă prevazută de lege pentru fiecare copil minor pentru acest beneficiu).
3.1. Dacă ești vizitator al Site-ului nostru sau al paginilor noastre de pe rețelele de socializare, vom prelucra datele tale personale obținute prin accesarea și utilizarea Site-ului Benefit cum ar fi informații despre dispozitivul utilizat, informații de jurnal (precum adresa IP), interogările de căutare, tipul de browser, limba acestuia, setările hardware, data și ora solicitării, date de geolocalizare, inclusiv cookie-uri (pentru mai multe informații accesați Politica de Cookie-uri). Prin intermediul rețelelor sociale putem prelucra date personale incluse in mesajele primite de la tine, cum ar fi nume, prenume, username sau alte date pe care ni le furnizezi. De asemenea, dacă optezi să ne contactezi prin intermediul formularului de contact, vom prelucra datele pe care ni le furnizezi astfel.
3.2. Dacă ești interesat de serviciile noastre, respectiv în etapa precontractuală, și soliciți un demo sau detalii suplimentare, vom prelucra datele tale pe care ni le furnizezi în cadrul formularului de contact sau al celui de solicitare demo, în măsura în care completezi astfel de formulare, cum ar fi nume, prenume, date de contact (adresă de email, număr telefon) și alte date incluse în mesajul tău.
3.3. Dacă ești reprezentantul legal sau convențional al unuia dintre clienții, potențialii clienți, furnizorii sau partenerii noștri, persoane juridice, vom prelucra datele tale, cum ar fi nume și prenume, date de contact (adresă/e de e-mail, numere de telefon etc.), poziție/funcție, adresa locului de muncă, semnătura, voce (dacă ne apelezi sau ești apelat prin intermediul Call Center-ului nostru), informații pe care le furnizezi în contextul inițierii sau desfășurării relației contractuale.
3.4. Dacă ești angajatul unui client de ai noștri persoană juridică, respectiv beneficiezi de serviciile noastre prin intermediul platformei Benefit Online și al contului dedicat, vom prelucra datele tale cu caracter personal cum ar fi nume, prenume, adresă de email, numărul de telefon, parolă de acces. Vom prelucra și alte date necesare în vederea furnizării beneficiilor pentru care optezi de către terții furnizori (”Parteneri”) ai platformei Benefit Online, cum ar fi CNP, sex, data nașterii, domiciliul, serie și număr card ce conține vouchere/tichete/alte tipuri de carduri, funcția, serie/număr CI pentru achiziția de servicii de asigurare ori cele privind serviciile de turism, în funcție de necesitatea noastră sau a Partenerilor pentru prestarea acestor servicii. Pentru o mai bună calitate a serviciilor oferite, în cadrul platformei Benefit Online vom prelucra istoricul comenzilor lansate prin intermediul contului, pe care ți le vom afișa pentru o mai bună gestionare a cheltuielilor, precum și soldul rămas. În vederea asigurării funcționalității platformei, putem prelucra datele referitoare la dispozitivul utilizat (hardware) și sistemul de operare, informații de jurnal (precum adresa IP), data și ora utilizării platformei, inclusiv datele privind preferințele tale referitoare la comunicări de marketing. De asemenea, în vederea identificării și afișării comercianților parteneri care se află în apropierea ta, poți opta pentru prelucrarea locației dispozitivului tău.
3.5. Dacă utilizezi chatbot-ul nostru, Felicia, vom prelucra date tale personale pe care ni le furnizezi în fereastra de chat, în măsura în care ne oferi astfel de date, cum ar fi nume, prenume, date de contact, detalii specifice privind relația cu Benefit și alte date incluse în mesajul tău, în functie de tipul de solicitare.
3.6. Dacă ne contactezi sau ești contactat prin intermediul call center-ului nostru, vom prelucra datele tale personale cum ar fi nume, prenume, număr de telefon, voce (pentru apelurile în call-center care vor fi înregistrate) și alte date pe care le furnizezi voluntar, inclusiv atunci când decizi să continuăm discuția noastră prin intermediul email-ului sau mesajelor transmise prin telefon.
3.7. Dacă aplici pentru o poziție în cadrul Benefit, vom prelucra datele tale cu caracter personal pe care le furnizezi în acest context, cum ar fi nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă, țară de reședință, informații privind experiența profesională, vechime în postul deținut, informații privind studiile efectuate, diplome, certificări, profilul pe o rețea de socializare profesională, așteptări salariale, evaluarea recrutorului privind răspunsurile furnizate de către candidat în cadrul interviului, vocea și imaginea (în cadrul interviurilor susținute online, de exemplu prin intermediul platformelor Teams / Zoom), precum și orice alte date și informații conținute în CV / scrisoarea de intenție (cover letter) și documentele pe care alegi sa ni le furnizezi.
3.8. În cazul în care datele cu caracter personal sunt colectate direct de la tine, iți aducem la cunoștință că, de regulă, nu ești obligat să îți furnizezi informațiile personale. Excepție fac cazurile în care furnizarea lor constituie o obligație legală sau contractuală, ori o obligație necesară pentru încheierea unei relații juridice/contractuale, ori în vederea oferirii serviciilor noastre. Fără furnizarea acestor date, în anumite situații, Noi sau partenerii/furnizorii de pe platforma Benefit Online nu vom putea să îți furnizăm serviciul selectat.
4. PENTRU CE SUNT UTILIZATE DATELE PERSONALE ȘI CARE SUNT TEMEIURILE PRELUCRĂRILOR?
În general, colectăm datele personale direct de la tine. Cu toate acestea, în cazul în care ești angajat al clienților noștri, aceștia ne comunică unele date în vederea creării contului tău pe platforma Benefit Online.
Putem prelucra date cu caracter personal colectate și din alte surse, cum ar fi partenerii cu care Noi colaborăm, diverși prestatori de servicii în executarea contractului, rețele de socializare etc., precum și datele transmise de către dispozitivele cu care accesezi platforma noastră (telefon, laptop etc.), conform Politicii de Cookie-uri. Pentru eventualitatea în care nu primim de la tine datele cu caracter personal, te vom informa în termenul legal asupra prelucrării acestora.
Putem folosi datele personale pentru unul sau mai multe dintre scopurile descrise în această politică. În cazul în care vom prelucra ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cele asupra cărora ai fost deja informat și care nu este compatibil cu scopurile pentru care datele tale au fost colectate inițial și care ți-au fost aduse la cunoștință, Benefit va furniza informații privind scopul secundar respectiv și orice informații suplimentare relevante.
4.1. Dacă ești vizitator al Site-ului sau paginilor noastre de pe rețele sociale, prelucrăm datele tale cu caracter personal astfel:
a) pentru activităţi de marketing, respectiv pentru transmiterea, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanţă (de exemplu, e-mail) de comunicări comerciale privind produsele şi serviciile oferite de Benefit.
Temei: Îți vom transmite aceste comunicări doar dacă am obținut acordul tău. Îți poți exprima consimțământul pentru prelucrarea datelor în acest scop prin activarea bifei corespunzătoare din formularul pentru acceptul privind comunicările comerciale. Furnizarea datelor tale în acest scop este voluntară. Refuzul furnizării consimțământului pentru prelucrarea datelor tale în acest scop nu va avea urmări pentru tine.
b) pentru rezolvarea plângerilor, reclamaţiilor şi pentru a monitoriza traficul, a menține platforma la parametri normali și a îmbunătăţii experiența ta oferită pe aceste site-uri.
Temei: Prelucrarea datelor tale pentru acest scop are la bază interesul legitim al Benefit de a asigura funcționarea corectă a Site-ului și a platformei, precum și pentru a îmbunătăți permanent experiența vizitatorilor acestor site-uri, inclusiv prin soluționarea diferitelor întrebări sau reclamații. În lipsa acestor date nu vom avea posibilitatea de a te ajuta în soluționarea problemei pe care o întâmpini.
c) pentru a întreprinde măsuri de securitate și prevenție a fraudei, pentru a proteja datele tale personale, serviciile și platforma noastră, măsuri care implică detectarea, investigarea și soluționarea amenințărilor de securitate și fraudă. Datele personale pot fi prelucrate ca parte a monitorizării securității nivelul aplicațiilor informatice pe care le utilizăm.
Temei: Prelucrarea datelor tale pentru acest scop are la bază interesul legitim al Benefit de a asigura funcționarea corectă a site-urilor, de a ne apăra drepturile și interesele.
4.2. Dacă ești persoană de contact a Partenerilor (Clienți, Parteneri, Furnizori) sau potențialilor Parteneri, prelucrăm datele tale cu caracter personal astfel:
a) pentru inițierea sau desfășurarea relației contractuale dintre Benefit și Parteneri sau potențiali Parteneri.
Temei: Prelucrarea datelor tale pentru acest scop are la bază interesul legitim al Benefit de a iniția și desfășura relațiile contractuale în contextul oferirii serviciilor prestate de către Noi. Refuzul furnizării datelor pentru acest scop poate avea drept consecință imposibilitatea Benefit de a-și desfășura activitatea.
b) pentru activităţi de marketing, respectiv pentru transmiterea, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanţă (de exemplu, e-mail), de comunicări comerciale privind produsele şi serviciile oferite de Benefit.
Temei: Prelucrarea datelor tale pentru acest scop se va face in baza interesului legitim al Benefit de a transmite comunicări adresate profesioniștilor menite să asigure promovarea și dezvoltarea afacerii Benefit și să faciliteze, totodată, accesul clienților / partenerilor săi la serviciile oferite de Benefit ce ar putea fi utile / de interes pentru afacerile acestora.
c) pentru transmiterea, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță (email si telefon), de comunicări referitoare la îmbunătățirea serviciilor noastre.
Temei: Pentru că avem un interes comercial legitim de a păstra o legătură cu partenerii noștri în vederea îmbunătățirii serviciilor și produselor pe care le oferim, îți vom trimite comunicări legate de gradul de mulțumire pe care îl ai față de relația cu compania noastră (de ex.: sondaje de satisfacție aferente serviciilor prestate), deoarece suntem într-o relație contractuală cu societatea pe care o reprezinți și ești cea mai în măsură persoană pentru a ne comunica un feedback referitor la interacțiunea cu Benefit.
d) pentru activităţi de marketing, respectiv pentru transmiterea, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanţă (de exemplu, e-mail), de comunicări comerciale privind produsele şi serviciile oferite de parteneri ai Benefit.
Temei: Pentru acest scop vom prelucra datele tale în baza consimțământului tău, exprimat în mod direct, și în baza consimțământului indirect, colectat prin intermediul contractului, pentru persoanele care prin natura funcției lor pot primi astfel de comunicări.
4.3. Dacă ești utilizator al platformei Benefit Online, vom prelucra datele tale cu caracter personal astfel:
a) pentru desfășurarea relației contractuale dintre angajatorul tău şi Benefit, respectiv pentru gestionarea beneficiilor extrasalariale disponibile în platformă
Temei: Prelucrarea datelor tale în acest scop are la bază interesul nostru legitim de a oferi servicii conform contractului încheiat între angajatorul tău si Benefit.
b) pentru generarea ofertelor solicitate de tine, în scopul încheierii contractelor cu prestatorii ale căror servicii le soliciți și prestării serviciilor achiziționate, pentru trimiterea informărilor referitoare la bugetul tău disponibil în platformă sau data până la care îl poți utiliza, pentru trimiterea informărilor referitoare la beneficiile care expiră și procesarea tranzacțiilor efectuate de către tine
Temei: Prelucrarea datelor tale pentru acest scop are la bază oferirea serviciilor conform contractului încheiat cu Noi în baza termenilor și condițiilor care reglementează accesul la și folosirea platformei Benefit, precum și prevederile legale în vigoare care precizează că anumite tipuri de beneficii extrasalariale (ex. tichete de masă, tichete culturale, vouchere de vacanță etc.) trebuie să fie personalizate cu nume, prenume și cod numeric personal. Furnizarea datelor tale cu caracter personal este necesară. Refuzul furnizării datelor poate avea drept consecință imposibilitatea acordării beneficiului extrasalarial disponibil în platformă și solicitat de tine sau de angajatorul tău. Refuzul furnizării datelor de contact (email sau telefon) înseamnă că nu te vom mai putea informa în legătură cu beneficiile care expiră sau bugetul ce ți-a fost alocat în platformă, însă nu va produce nicio consecință negativă referitoare la funcționalitatea produselor noastre.
c) pentru imbunatațirea experienței prin identificarea comercianților din proximitate
Temei: acordul exprimat prin selectarea opțiunii de activare a localizării dispozitivului
d) analize și statistici privind utilizarea produselor noastre
Temei: Suntem preocupați de îmbunătățirea constantă a calității produselor și serviciilor noastre. În baza interesului nostru legitim, utilizăm datele pe care le colectăm de la tine sau alte date pe care le generăm / deducem din datele primite de la tine ori rezultate din utilizarea produselor noastre pentru diverse statistici, analize și studii. Atunci când realizăm analize statistice ale utilizării produselor și serviciilor noastre, datele analizate sunt strict protejate, iar rezultatele agregate sunt utilizate intern sau pot fi comunicate partenerilor comerciali în baza unei relații contractuale existente în acest sens, fără a permite identificarea persoanelor vizate și cu respectarea cerințelor legale aplicabile.
e) pentru transmiterea de mesaje având ca scop îmbunătățirea serviciilor (sondaje de opinie sau chestionare)
Temei: Pentru că suntem preocupați ca tu să ai o interacțiune cât mai bună cu serviciile noastre, în baza interesului nostru legitim, este posibil să folosim datele tale (email, telefon), în calitate de utilizator al platformei Benefit Online sau obținute în orice alt context în care ai pus aceste date la dispoziția reprezentanților societății noastre, pentru a-ți cere opinia în legătură cu calitatea serviciilor noastre. Nu vom cere niciodată mai mult decât feedback-ul tău referitor la utilizarea serviciilor noastre și vom folosi răspunsurile tale ca să facem serviciile noastre mai simplu și mai eficient de utilizat.
f) marketing direct și alte comunicări comerciale
Temei: Îți vom transmite aceste comunicări doar dacă am obținut acordul tău. Ne dorim să te ținem la curent cu noutățile privind ofertele și discounturile disponibile în platformă, privind produsele partenerilor noștri. Îți vom putea transmite materiale promoționale pentru a te informa în legătură cu serviciile noastre sau ale partenerilor noștri. Furnizarea datelor în acest scop este voluntară. Refuzul furnizării datelor pentru acest scop nu va avea urmări pentru tine.
g) îndeplinirea unor obligații legale
Temei: Ne revin anumite obligații legale care presupun prelucrare de date cu caracter personal, precum:
i) pentru anumite produse, avem obligații specifice în legătură cu prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, motiv pentru care vom face operațiuni de cunoaștere a clientelei și orice alte operațiuni impuse de lege;
ii) plata impozitelor și a contribuțiilor relevante, raportarea către autoritățile fiscale relevante și ținerea unor evidențe contabile;
iii) arhivarea datelor conform legislației aplicabile;
h) pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție în cadrul unei proceduri în fața unei instanțe, a unei proceduri administrative sau a altor proceduri oficiale în care este implicată Benefit, precum și pentru soluționarea cererilor, plângerilor sau a reclamațiilor tale.
Temei: Prelucrarea datelor tale în acest scop are la bază interesul nostru legitim de a ne apăra drepturile și interesele.
4.4. Dacă soliciți detalii prin intermediul chatbot-ului Felicia, adresei de e-mail de suport sau call center-ului nostru, vom prelucra datele tale personale pentru rezolvarea solicitărilor, reclamaţiilor şi a îmbunătăţii experiența ta.
Temei: Prelucrarea datelor tale pentru acest scop are la bază interesul legitim al Benefit de a răspunde solicitarilor tale, precum și pentru a îmbunătăți permanent experiența vizitatorilor și utilizatorilor, inclusiv prin soluționarea diferitelor întrebări sau reclamații. În lipsa acestor date nu vom avea posibilitatea de a te ajuta în soluționarea problemei pe care o întâmpini.
4.5. Dacă aplici pentru un job în cadrul Benefit în calitate de candidat, vom prelucra datele personale primite de la tine în scop de recrutare.
Temei: Prelucrarea datelor tale pentru acest scop are la bază demersurile la cererea ta pentru încheierea unui contract. În cazul în care aplici pentru un post anume, dar nu ești selectat pentru postul pentru care ai aplicat, vom continua să îți prelucrăm datele în baza interesului nostru legitim de a te avea în vedere și pentru alte posturi vacante similare cu cele pentru care ai aplicat inițial, cu excepția cazului în care ne vei solicita ca datele tale cu caracter personal să nu mai fie prelucrate în acest scop. Furnizarea datelor tale în acest scop este voluntară. Refuzul furnizării datelor poate avea drept consecință imposibilitatea Benefit de a te avea în vedere în procesul de recrutare pentru diferite posturi.
4.6. Pentru primirea și soluționarea raportărilor primite în temeiul Procedurii interne de raportare privind încălcări ale legii și protecția avertizorului în interes public, precum și pentru respectarea obligațiilor legale conexe acestei proceduri impuse de Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public putem prelucra următoarele categorii de date: nume, prenume, date de contact ( adresă de e-mail, număr de telefon), semnătură, serie și număr CI, obiectul divulgării, modalitatea de soluționare a divulgării, precum și orice alte date și informații divulgate în procesul de soluționare a divulgării.
Temei: Prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru respectarea obligațiilor impuse de lege: Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interest public.
4.7. Dacă ești vizitator al sediului nostru, vom prelucra pentru asigurarea pazei și securității persoanelor și a bunurilor companiei prin echipamente de supraveghere video instalate în spațiile companiei urmatoarele date personale: imagini video, ora sosirii și ora plecării, data, nr. auto (dacă este cazul).
Temei: Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează pentru îndeplinirea obligațiilor legale care ne revin în temeiul legislației privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor (Legea nr. 333/2003), coroborat cu interesul legitim al Benefit de a asigura paza și securitatea salariaților și a bunurilor companiei, precum și protejarea vieții și a integrității persoanelor fizice, prin monitorizarea în timp real și prin acces la imagini în cazul în care există suspiciuni de săvârșire a unei infracțiuni
5. CUI DEZVĂLUIM DATELE TALE?
5.1. Benefit poate transmite / acorda acces / divulga datele personale, în măsura în care acest lucru este necesar, în principal către următoarele categorii de persoane / entități:
a) angajatorul tău, la cererea acestuia;
b) companiile din cadrul Grupului Edenred din care Benefit face parte;
c) parteneri comerciali (societăți de asigurare, comercianți, furnizori de servicii prin intermediul platformei Benefit Online etc.) care au legătură cu serviciile comandate de utilizatorii platformei;
d) prestatori de servicii și subcontractanți (precum procesatorii de plăți online, diverși prestatori de servicii cu care noi colaborăm, companii ce oferă servicii de tip curierat, companii ce oferă servicii de arhivare, companii ce oferă servicii IT, furnizori de produse software sau hardware, companii de marketing etc.);
e) agenții de cercetare de piață care derulează studii de piață pentru Noi;
f) alte companii cu care putem dezvolta programe comune de ofertare pe piață a produselor și serviciilor noastre;
g) autorități si entități publice, dacă dezvăluirea este necesară pentru a ne conforma cu o obligație prevăzută de legislația aplicabilă;
h) instanțe de judecată sau arbitrale, precum și autorități competente să cerceteze săvârșirea de fapte penale.
5.2. Ca regulă, transmiterea datelor tale personale către destinatarii susmenționați se va face numai în temeiul unui angajament de confidențialitate şi de asigurare a unui nivel adecvat de securitate din partea acestora, prin care se garantează că datele personale sunt păstrate în siguranță şi că transmiterea lor se face conform legislației în vigoare.
6. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL
6.1. Datele cu caracter personal furnizate către Noi pot fi transferate în afara României, dar doar către state din Uniunea Europeană.
6.2. În cazuri excepționale, dacă Benefit transmite datele tale cu caracter personal către o țară terță sau către o organizație internațională, ne vom asigura că acestea sunt protejate corespunzător, respectiv că transmitem datele într-o țară care asigură un nivel adecvat de protecție conform evaluării de către Comisia Europeană ori, dacă se consideră că țara respectivă nu are legi echivalente cu standardele UE de protecție a datelor, vom cere terței părți să încheie un contract /acord/instrument obligatoriu din punct de vedere juridic care să reflecte aceste din urmă standarde sau să ofere alte garanții adecvate în acest sens (precum clauzele contractuale standard emise de Comisia Europeană).
6.3. Poți solicita o listă de destinatari din țări terțe, precum și o copie a dispozițiilor convenite care asigură un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal, la adresa de e-mail GDPR-RO@edenred.com
7. DURATA PRELUCRĂRII
7.1. În general, vom prelucra datele tale cu caracter personal atât cât este necesar pentru realizarea scopurilor de prelucrare menționate mai sus (inclusiv conform legii sau reglementărilor aplicabile). Astfel, datele cu caracter personal vor fi păstrate:
• pe durata derulării contractului / raportului juridic cu Noi pentru datele cu caracter personal necesare în executarea acestuia, atât în situația în care sunteți reprezentantul unui angajator/client ori potențial client, cât și în situația în care sunteți angajat al unui client și utilizator al platformei Benefit Online; în anumite cazuri specifice, conform politicilor interne ale Benefit, putem păstra datele tale pe o perioadă suplimentară rezonabilă necesară exercitării sau apărării unor drepturi ale noastre în legătură cu produsele/serviciile oferite și datele personale prelucrate;
• pe durata prevăzută de lege în situațiile în care există acte normative aplicabile în acest sens (de ex. în cazul registrelor de contabilitate obligatorii și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară, cum ar fi facturile emise de către Benefit);
• până la un an de la data colectării datelor personale privind candidaturile la posturile vacante Benefit, pentru situațiile în care nu ai fost selectat pentru respectivul post;
• pe durata gestionării relației cu potențialii clienți/ clienți/ Parteneri/ furnizori/ utilizatori, respectiv până la exercitarea dreptului de opoziție (opt-out), pentru datele utilizate în scopul transmiterii de comunicări comerciale privind serviciile noastre;
• cu privire la comunicările comerciale transmise de Benefit sau de partenerii săi, vom păstra adresa ta de e-mail sau numărul tău de telefon în baza de date atât timp cât abonarea ta este activă; din momentul în care primim cererea ta de dezabonare, vom dezactiva trimiterea de astfel de comunicări către adresa ta de e-mail sau numărul tău de telefon;
• în termen de maxim 30 de zile de la data încetării utilizării platformei Benefit Online datele asociate contului tău în platformă urmează a fi arhivate, iar apoi la expirarea unui interval de 90 de zile de la data arhivării orice alte date decât cele legate de derularea raportului juridic dintre platformă și tine, ori cele legate de documentele fiscale, vor fi șterse sau anonimizate dacă legea nu prevede obligația arhivării acestora pe o durată mai lungă.
• cu privire la contul online pe care îl creezi în platforma Benefit Online, vom păstra datele tale personale pe perioada existenţei contului şi ulterior pe perioada necesară dovedirii operaţiunilor efectuate prin intermediul contului; în situaţia în care îți exerciți opțiunea de dezactivare a contului de utilizator, Benefit va interpreta această acțiune ca opțiunea ta de a nu mai utiliza produsele și serviciile oferite de Noi. Totuși, dorim să te informăm că dezactivarea contului nu va avea ca efect automat ștergerea datelor tale cu caracter personal. În cazul în care dorești să nu îți mai fie prelucrate datele cu caracter personal sau dacă dorești ștergerea datelor, îți poți exercita drepturile detaliate la punctul 8 de mai jos.
• cu privire la formularul de contact sau chatbot, vom păstra datele tale personale pe perioada necesară oferirii de răspunsuri la mesajele şi cererile tale şi dovedirii corespondenţei purtate cu tine;
• în cazul procedurii privind investigarea raportărilor derulate în urma raportărilor avertizorilor de integritate, 5 ani calculată de la momentul înregistrării raportării, conform prevederilor legale: art. 7 alin. (2) din Legea 361/2022.
• cu privire la realizarea de analize privind navigarea pe site-urile noastre şi interacţiunile tale cu site-urile, vom păstra datele pe o perioadă de până la 3 ani.
7.2. În orice alte ipoteze ori în absența unor cerințe legale, reglementare sau contractuale specifice, perioada noastră de referință pentru păstrarea datelor personale este de 2 ani de la data încetării relațiilor / ultimul contact dintre Benefit și persoana vizată.
7.3. Oricare date pot fi păstrate de Noi, prin excepție de la prevederile anterioare, dacă este cazul, până la expirarea termenului de prescripție, în ceea ce privește situațiile în care Benefit ar avea un interes legitim să păstreze anumite date cu caracter personal în legătură cu un potențial litigiu ce ar putea să apară între părți, de exemplu în contextul posibilei angajări a răspunderii juridice a Benefit ori a persoanei vizate de prelucrare.
7.4. Benefit poate şterge sau anonimiza datele tale personale atunci când consideră că nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate.
7.5. În orice caz, dacă îți retragi acordul și nu mai există temeiuri juridice pentru prelucrare sau te opui prelucrării și nu există motive legitime și imperioase pentru prelucrare care să prevaleze, vom înceta prelucrarea datelor.
8. CARE SUNT DREPTURILE DE CARE BENEFICIEZI
8.1. În legătură cu această prelucrare de date, ai dreptul de a solicita accesul la datele tale cu caracter personal (ai dreptul de a obține de la Benefit confirmarea că prelucrează datele tale personale, precum și informații privind specificul prelucrării), rectificarea (modificarea) sau ștergerea acestora sau restricționarea prelucrării, dreptul de a te opune prelucrării în limitele și condițiile prevăzute de lege, precum și dreptul la portabilitatea datelor (ai dreptul să ne soliciți să furnizăm datele personale într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat, spre exemplu în format Excel). De asemenea, dacă alegi să oferi consimțământul tău, ai dreptul să-l retragi în orice moment, fără însă a afecta prelucrările desfășurate de Benefit pe baza consimțământului exprimat de către tine înainte de retragerea acestuia. Te poți opune la prelucrarea datelor tale cu caracter personal în scopul trimiterii de mesaje comerciale. În plus, ai dreptul de a depune plângeri la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, Romania; e-mail: anspdcp@dataprotection.ro
8.2. Când primim o solicitare din partea ta privind exercitarea oricăruia dintre drepturi, îți putem cere informații suplimentare pentru a verifica identitatea ta înainte de a acționa în baza cererii formulate.
8.3. În cazul în care ne trimiți o cerere în format electronic pentru exercitarea drepturilor tale, informațiile vor fi furnizate de Noi tot în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care ai solicitat un alt format.
8.4. Vom încerca să răspundem cu promptitudine la orice solicitare venită din partea ta și, în orice caz, în limitele de timp menționate de prevederile legale aplicabile (de regula 30 de zile de la înregistrarea cererii). În anumite situații expres prevăzute de legislația aplicabilă, putem taxa o cerere de acces care va lua în calcul costurile administrative necesare pentru îndeplinirea cererii.
8.5. Dacă ai întrebări sau nelămuriri cu privire la această Politică privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau la implementarea acesteia sau dacă dorești să îți exerciți drepturile pe care le ai, poți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Benefit prin formularul dedicat de pe site-ul nostru sau prin poștă sau curier la adresa societății: București, Calea Șerban Vodă nr. 133, clădirea C, et. 1, sector 4, cod poștal 040205, cu mențiunea “în atenția responsabilului Benefit cu protecția datelor”.
9. ACTUALIZAREA INFORMAȚIILOR INCLUSE ÎN ACEASTĂ POLITICĂ
9.1. Benefit poate actualiza periodic prezenta Politică, fără o notificare prealabilă, pe măsură ce activitatea și serviciile prestate de Noi se extind sau se schimbă sau în situația în care Benefit este obligată potrivit legii să aducă modificări. În cazul în care Benefit face acest lucru, va afișa cea mai actuală versiune pe site-urile proprii. Prin urmare, te rugăm să verifici periodic dacă există actualizări. În cazul în care Benefit aduce modificări majore practicilor specificate în prezenta Politică, te vom notifica utilizând datele de contact disponibile.